우리 회사 처음 쓰는 보도자료 어떻게 써야하나 (2부)

게티이미지뱅크

이전 기사 참고 = 홍보담당자 없는 스타트업, 처음 쓰는 보도자료 어떻게 쓸까?

[비즈리포트] 안지은 기자=새로운 비즈니스 모델과 서비스로 시장을 개척하는 스타트업. 스타트업의 특성상 홍보는 매우 중요하다. 특히 언론을 통해 기업 인지도를 높이고, 제품에 대한 대외적인 신뢰를 쌓기를 원하는 기업이 많다. 홍보담당자를 뽑아서 맡기면 좋겠지만, 소규모 벤처기업에서 홍보에 비용을 쓰기는 부담스럽다. 그렇다면 홍보담당자 없이 어떻게 언론에 접근해야 할까?  가장 효과적인 방법은 보도자료의 작성과 언론배포이다. 언론에 대한 인식 수준과 보도자료에 대한 기초 지식이 아예 없다면, 앞서 소개한 비즈리포트 11월 특집기사 ‘ 홍보담당자 없는 스타트업, 처음 쓰는 보도자료 어떻게 쓸까? ‘를 참고하도록 하자.

여기까지 이해가 어느 정도 쌓였다면, 그 다음 할 일은 무엇일까. 바로 어떻게 해야 보도자료가 눈에 띌 수 있는지를 고민하는 것이다. 비즈리포트는 이에 대한 후속기사 차원에서 스타트업 홍보에서 잔뼈가 굵은 홍보맨들을 취재한 내용을 바탕으로 핵심 내용들을 추려봤다.

보도자료는 결국 일종의 제안서나 다름없다는 점을 먼저 염두에 두자. 보도자료 역시 제안서와 마찬가지로 기승전결의 형식을 갖춰야 하는 것은 물론이고, 이를 넘어서 제안서를 받아보는 사람이 누구인지를 이해하는 것이 중요하다. 어떻게 해야 다른 사람들의 눈에 빠르게 포착될 수 있을지를 고민하는 것도 필요하다. 다음은 스타트업 홍보맨들이 밝히는 기사화되는 보도자료의 요령이다.

1. 뉴스와 기자를 이해하자.

한국언론진흥 재단 뉴스분석 시스템인 ‘빅카인즈’에 따르면 국내 54개 언론사에서 10월 30일 하루 수집된 뉴스만 2397건에 이른다. 하루에 수천건의 뉴스가 쏟아지니, 스마트 폰으로 뉴스를 접하는 독자는 제목만 보고 뉴스를 취사 선택하게 된다.

기자들은 하루에 취재기사와 단신을 포함해 3~15건의 기사를 작성하며, 매일 20~30건 이상의 보도자료로 메일함이 터질 지경이다. 뉴스도 보도자료도 포화상태다. 비슷한 내용의 보도자료들이라면, 신속하게 핵심을 파악할 수 있는 보도자료가 제일 눈에 띌 수 밖에 없다.

따라서 보도자료는 육하원칙에 맞춰 간결하게 작성하는 것이 좋다. 문장은 짧게, 수식어와 조사는 최대한 배제한다. 수식어가 많은 자료는 핵심을 파악하기 힘들고, 기사화를 할 때도 더 많은 시간이 필요해 외면당하기 쉽다.

분량은 200자 원고지 5~10매 내외가 적당하다. 실제로 회사가 달성한 성과는 굉장히 많은데, 이를 다 담기엔 충분치 않다고? 혹은 이를 다 채우기가 버겁다는 생각이 든다고? 각각 상황에 따라 대처법은 다를 수 있다. 일단 성과가 많다는 생각이 든다면, 핵심 내용만 앞에다가 추린 뒤에 첨부자료를 넣는 것이 방법(4번쨰 항목 참고)이다.

반면 버겁다는 생각이 든다면, 회사의 성과 외에도 회사 자체에 대한 소개를 하거나, 성과가 나오기까지의 과정을 담아주는 것도 하나의 방법이 될 수 있다. 갓 스타트업이라면 회사의 이름을 대중에게 알리는 것만으로도 대단한 성과가 아닐 수 없다. 개별 상품이나 서비스에 대한 마케팅을 넘어 회사 자체에 대한 관심을 이끌어내는 것은 향후 브랜딩 등에 있어서도 굉장히 중요한 포인트다.

중요한 내용을 앞에다 배치하는 두괄식이 유리하다는 건 기사 뿐만 아니라 보도자료에도 해당되는 내용이다. 기승전결을 담되, 가장 중요한 성과는 제목과 첫 줄에 적는다는 점을 명심하도록 하자. 시간이 많지 않은 기자가 당신이 쓴 보도자료를 끝까지 읽는 경우는 드물 테니까 제목과 첫 줄에 모든 공을 들여야 한다. 그리고 제목과 첫줄은 성과가 중심이어야 잘 읽힌다. 기사란 결국 새로운 것을 전달하는 형식이기에 그렇다.

2. 코멘트, 데이터를 적극 활용해 신뢰성을 높이자.

코멘트를 적극 활용하자. 사장, 임원, 개발책임자, 기관장 등 관련 인물의 코멘트를 넣으면 훨씬 신뢰가는 보도자료가 될 수 있다. 반면에 이름을 밝히지 않고‘ 00업체 관계자’라는 표현을 쓰는 것은 신뢰성을 약화시킬 수 있어 지양해야 한다. 코멘트는 대체로 사건의 의미와 전망을 담는 경우가 많다.

기사에서 익명을 유지하는 이유는 그 사람의 이름이 기사화되면 곤란한 경우에 한정해야 한다. 우리 회사의 성과를 알리는 것은 곤란할 이유가 없으므로, 이름을 써야 할 때 굳이 숨길 이유가 없다는 뜻이다. 흔히 기사는 익명 소스만을 쓴다고 생각해서 보도자료에서도 흔히 나오는 실수 중 하나다.

보도자료에 관련 데이터가 있다면 그래프나 도표를 준비하여 첨부하는 것도 보도자료의 신뢰성을 높이는 방법이다. 데이터를 첨부할 때는 출처가 분명해야 하며 허위로 작성되거나, 과장되거나, 저작권에 위배되는 자료는 사용하지 않는다. 회사의 성과는 숫자로 표현될 때 더 설득력이 높아진다. 숫자로 표현된 성과는 기자가 더 쉽게 이해할 수 있다는 점도 염두에 두자.

3. 클릭해서 열고 싶은 이메일을 쓰자.

메일 제목에 “안녕하세요. 00회사 000 담당자입니다” 라고 쓴다면 이 보도자료는 우선순위에서 밀릴 가능성이 높다. 시간이 촉박한 기자들은 모든 메일을 클릭해서 열어 볼 수가 없다. 하루에도 수백 통씩 보도자료를 받아보는 기자 입장에선 제목만 보고도 이해할 수 있는 보도자료 아니면 눈길도 주기가 어렵다고 한다.

혹은 굉장히 규모있게 사업을 하는 거물급 기업이라면 간략한 제목만으로도 기자가 먼저 관심을 가지고 달려들겠지만 갓 시작한 스타트업은 얘기가 다를 수밖에 없다. 기자의 눈에 들 수 있는 제목을 고민하는 것이 무엇보다 우선이다.

메일의 제목으로 자료의 내용이 파악되야 한다. 예를 들어 “ 000, 블록체인 서비스 플랫폼 개발 추친” “000기업 병역특례기업 선정” 등 중점 사항을 담은 제목을 쓰도록 한다.

일부 기업은 보도자료를 첨부파일 형태로 보내는데, 기자들은 별로 선호하지 않는다. 메일 본문에 바로 내용이 들어와 있어야 한눈에 파악할 수 있다.

갖아 큰 이유는 번거랍다는 점이지만 그것만이 전부는 아니다. 첨부파일 형태로 오는 경우 한번 더 틀릭해서 확인해야 하기 때문에 귀찮기도 하지만, 그 이상으로 보안문제나 바이러스 감염이 발생할 수 있어 부담스럽다고 답하는 기자들이 적지 않다. 보도자료는 메일내용에 써서 보내는 것이 받는 기자입장에서는 빠르고 안전하게 확인할 수 있는 방법이다.

4. 못 담은 부분은 첨부를 활용하자.

보도자료에 담지 못한 부분은 보도자료 말미에 따로 첨부한다. 특히 내부용어나 기술적 용어는 해석하는 주석을 넣거나, 간단한 기업소개를 추가하는 것이 좋다. 기자에게 회사를 한번 더 각인시키고, 수고로움도 덜어줄 수 있다. 보도자료에 사진을 넣을 때는 누구의 사진인지, 어떤 상황인지에 대해 간략하게 설명한다.

아무리 보도자료를 열심히 썼어도, 보도되지 않는다면 소용없다. 많은 스타트업들이 많은 정보를 담을수록 보도자료의 완성도가 높아진다고 생각하는 경향이 있다. 그러나 이것은 기자와 뉴스의 생태에 대한 이해 부족에서 생기는 오판이다. 오히려 최대한 간결하게 다가가되, 어려운 내용에 대해선 보완하는 형태로 만드는 것이 더 낫다는 의미다.

첨부자료를 잘 활용하는 보도자료 배포처는 어디가 있을까. 정부부처 보도자료가 보통 데이터에 대한 근거자료를 담는 과정에서 첨부 자료를 잘 활용하는 경우가 많다. 이를 참고하는 것도 좋은 방법이라는 얘기다.

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