홍보담당자 없는 스타트업, 처음 쓰는 보도자료 어떻게 쓸까?

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[비즈리포트] 안지은 기자=초기 스타트업은 대표와 초기 구성 팀원이 마케팅부터 개발, 생산 관리, 운영에 이르기까지 모든 업무를 도맡아서 해야 하는 경우가 태반이다. 아예 보도자료에 어떻게 접근해야 하는지, 보도자료 발송이 어떤 개념에서 나온 업무인지 모르는 경우도 적지 않다.

왜 보도자료를 보내야 하며, 어떤 효과를 가져오는지부터 파악하는 것이 우선이다. 작성방식은 모두 제각각이지만, 기본적인 줄기는 있다. 홍보담당자가 없다면, 보도자료에 대한 접근방식부터 이해할 필요가 있다.

조직이 외부에 공표하는 공식적 메시지. 보도자료.

– 보도자료란?  언론매체에 보도를 요청하기 위해 작성하는 문서 혹은 자료들을 말한다. 기사화 될 기사
초안문과 이미지 자료 그래프 자료로 구성되며, 지정된 형식은 없다. 정해진 양식은 없지만 기본적으로‘ 우리 회사가 외부에 공표하는 공식적 메시지’ 라는 사실을 염두에 두고 작성하는 것이 좋다.

기사가 객관성을 바탕으로 외부의 관찰자가 작성하는 글이라면, 보도자료는 조직의 발표내용 전달에 주력하며, 주관적 입장에서 작성된다. 홍보담당자가 없는 팀이라면, 이점을 이해하지 못하는 경우가 의외로 많다. 보도자료를 처음 접하는 입장에선, 이 또한 기사처럼 작성해야 하는 것 아닌지 부담을 느끼는 경우가 상당하다.

그러나 그렇게 작성할 필요가 없다는 뜻이다. 자료로서 구성과 구조만 갖추면 내용은 다소 기사와 달라도 상관없다. 한편으론 기사 또한 보도자료를 참고로 할 뿐, 그대로 작성되지 않는다는 점 또한 염두에 둘 필요가 있다.

보도자료는 기업이 전달하고자 하는 메시지에 충실하며 명확하고 간결해야 한다. / 게티이미지뱅크

그렇다면 어떤 주제로 작성하는 것이 좋을까? 좋은 주제는 시의성이 있으며, 정확한 사실을 바탕으로 한
대중이 알아야 할 유의미한 화제다. 그러나 스타트업 기업이 매번 유의미한 이슈를 만들어내는 것은 쉽지 않다. 대부분 스타트업 기업은 서비스 출시나 업데이트, 신기술 개발, 회사의 성과발표, 투자유치성공, MOU 체결에 대한 내용부터 프로모션 진행소식까지 다양한 주제로 보도자료를 작성해 언론에 배포하고 있다.

보도자료의 의의와 형식을 먼저 이해하라

따로 담당자가 없는 스타트업에서는 팀원이나 대표가 직접 보도자료를 작성하는 경우가 많다. 무작정 기존 기사들을 흉내내기도 하는데, 이는 보도자료의 의의나 형식에 맞지 않아 메시지를 효율적으로 전달할 수 없다. 보도자료의 구조를 파악하는 것이 선행되야 한다. 

보도자료는 제목, 소제목, 리드문, 본문으로 구성된다. 이 외, 관련된 사진자료, 보도일시 (엠바고), 담당자의 연락처 등을 기재하면 보도자료의 일반적인 폼이 완성된다. 

-제목은 한 줄로 보도자료의 핵심을 표현해야 하며, 평균 20자 내외로 선정한다. 다만 중점이 많아 제목이 길어질 경우에는 소제목을 덧붙여준다. 예를 들어 “000앱 누적 다운 10만건 돌파-000지원 플랫폼, 출시 3개월 만에 00건 돌파하여, 000한 의미”와 같은 형식이다.

-리드문은 제목의 배경을 육하원칙에 근거해 작성한 기사의 첫 문장을 뜻한다. 제목과 리드문은 보도자료의 취사선택에 기준이 되기 때문에 정성들여 작성한다.

본문은 제목과 리드문을 보충하는 내용으로 구성하는데, 가장 중요한 내용이 선두에 나올 수 있도록 두괄식 또는 역피라미드식으로 작성하는 것이 좋다. 리드(핵심)->사실열거->추가정보->부가정보 순이다.

보도자료 언론배포는 언제, 어떻게?

-시간
보도자료를 작성하는 것만큼 중요한 것이 보도자료를 보내는 시간이다.  이를 이해하려면 언론사 구조도 이해할 필요가 있다. 주로 스타트업 보도자료는 방송 보다는 신문 등 활자 매체를 통해서 보도될 가능성이 높다. 신문은 조간신문이냐, 석간신문이냐에 따라 기자들의 데드라인이 다르다. 조간신문은 오전 9시에서 10시 사이, 늦어도 2시 이전에는 보도자료를 보내야 한다.

온라인 매체는 다를까? 온라인 매체는 상대적으로 시간에 대한 영향을 적게 받는 편이지만,  역시 스케쥴에 맞춰서 일한다는 점에서 크게 다르지 않다. 상대적으로 보도자료가 오는 시간들이 대부분 오전이다 보니, 이때 주로 보도자료를 확인하는 루틴이 일반적이다.

2시가 넘으면 이미 시의성이 없는 자료로 판단되어 선택가능성이 떨어진다. 석간신문은 전날 저녁 6시까지 전송하는 것이 좋다.

-사후연락
보도자료를 전송한 이후에는 문자나 전화 카카오톡 등 다양한 방법으로 사후 연락을 취한다. 기자에 따라 연락방법의 호불호가 있지만 대부분 문자 메시지를 선호하며 마감 시간에는 전화 연락은 삼가는 것이 좋다.
 
-후속
후속 취재가 있는 경우를 위해 FAQ, 대표 코멘트등을 미리 준비하는 것이 좋다.

Tip 보도자료 작성 왕초보 실무자라면? 이렇게 연습하자.

적합한 보도자료 양식정부부처 보도자료를 참고하자.
정보부처도 언론에 보도자료를 배포한다. 오랜시간 언론과 접촉한 정부부처에서 배포하는 보도자료인 만큼 필수요소를 잘 갖추고 있다. 만약 보도자료의 작성이 처음이라면, 정부부처의 보도자료를 참고하는 것을 추천한다. 각 부처의 홈페이지에는 보도자료 게시판이 따로 개설되어 있다.
 
스트레이트 기사로 연습하자.
스트레이트 기사란 객관적 사실 사실을 그대로 전달하는 기사를 말한다. 가장 일반적인 기사의 형태로, 단신도 포함된다. 내용이 짧고 문장이 간결하며 메시지가 명확하다. 중학교 2학년 학생이 읽어도 이해할 수 있도록 독자의 눈높이를 맞춰 작성된다. 언론에 적합한 글쓰기 양식을 연습할 수 있다,
 
어떤 주제로 연습해야 할까?
이야기거리가 없다면, 마케팅 자료 중 일부 포인트를 뽑아 연습하는 방법도 있다.
우리 회사의 서비스는 이런 ‘포인트’를 가지고 있으며 이런 ‘관점’에서 이런 ‘의미’를 갖는다. 는 형식으로 보도자료의 앵글을 잡는데 도움이 된다. “이번 발표내용의 의미는 ooo라는데 있다” 라는 형식으로 작성해 본다.  

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-문단의 소제목을 적극 활용한다.
처음부터 완벽한 문장을 쓰려하는 것은 시간 낭비다. 보도자료의 앵글을 잡았다면, 문단마다 소제목을 써서 어떤 내용을 쓸 것인가를 정리한다. 이후 내용을 채워나가는 식으로 정리한다면 빠르게 보도자료를 작성할 수 있다.
 
-SBA 서울창업허브, 언론홍보에 대한 프로그램 운영.
서울창업허브는 11월 19일까지 스타트업을 위한 언론홍보의 이해와 보도자료 작성에 관한 교육 프로그램을 운영한다. 각 회차별 현장접수로 쉽게 참여할 수 있어, 초보스타트업 기업이 실무환경을 이해하는데 도움이 될 것으로 기대되고 있다.

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